INFORMATIVA PRIVACY
AI SENSI DELL’ART. 13 DEL REGOLAMENTO UE 2016/679
nei confronti degli iscritti ai Programmi Formativi
Premessa
“Società Italiana di Reumatologia” (“SIR”) è una società scientifica a rilevanza nazionale senza scopo di lucro, operante nel rispetto del Decreto Ministero della Salute 2 agosto 2017.
SIR persegue finalità prevalentemente di carattere scientifico e si propone di riunire coloro che promuovono e si dedicano ad approfondire, potenziare e sviluppare progetti che diano, nell’ambito dell’assistenza sanitaria, una qualità quanto più possibile rispondente ai bisogni del malato reumatico, quale persona svantaggiata. SIR promuove inoltre studi e ricerche nel campo delle malattie reumatiche e ne diffonde le conoscenze acquisite sia sugli aspetti scientifici che sugli aspetti sociali. SIR, rivolgendosi allo studio e all’approfondimento, formazione e diffusione delle problematiche dei malati reumatici, intende svolgere un’azione sia di interesse scientifico che collettivo volto al progresso della assistenza medica, farmacologica e socio-sanitaria. SIR si propone altresì, nell’ambito della propria finalità istituzionale ed in coerenza con quanto previsto dallo Statuto, di: (i) realizzare e diffondere libri, riviste, pubblicazioni ed altro materiale editoriale aventi per oggetto le malattie reumatiche e programmare e coordinare iniziative in tema di didattica e di ricerca scientifica, anche mediante specifici progetti di ricerca; (ii) istituire e coordinare programmi di aggiornamento scientifico, didattico e professionale per i reumatologi, per i medici di medicina generale e per il personale sanitario interessati ai problemi delle malattie reumatiche e che assistono i malati reumatici, anche con programmi annuali di attività formativa ECM nel rispetto dei criteri e dei limiti stabiliti dalla Commissione nazionale per la formazione continua. In particolare, SIR organizza programmi formativi, anche accreditati ECM, quali Eventi, Corsi dedicati agli specializzandi, Corsi FAD, Campus (“Programmi Formativi”).
SIR si impegna a trattare i dati personali da Lei conferiti mediante la compilazione del presente form (“Dati Personali”) per la richiesta di iscrizione ad uno dei Programmi Formativi realizzati da SIR, nel rispetto della vigente normativa in tema di protezione dei dati personali e nell’ambito ed al fine del corretto svolgimento delle proprie finalità istituzionali.
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Il presente documento illustra le specifiche modalità e le finalità di trattamento dei Suoi Dati Personali operate da SIR ed i diritti a Lei garantiti dalla normativa vigente in tema di protezione dei dati personali, secondo quanto previsto dagli Artt. 13 e ss. del Regolamento (UE) 679/2016 in materia di protezione dei dati personali -in inglese “General Data Protection Regulation” (“GDPR”)- e del D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 e sue s.m.i., ove ancora applicabile.
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Definizioni
Per “dato personale” (ex art. 4 numero 1 del Regolamento UE 2016/679), qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile («interessato»); si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale.
Per “trattamento” (ex art. 4 numero 2 del Regolamento UE 2016/679), si intende qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l’ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o insiemi di dati personali, come la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione;
Tale trattamento deve essere improntato ai principi di correttezza, liceità, trasparenza tutelando la Sua riservatezza e i Suoi diritti.
Chi è il Titolare del Trattamento? Chi è il Data Protection Officer? E dove lo posso contattare?
Titolare del trattamento
Società Italiana di Reumatologia (in breve “SIR”)
Indirizzo sede legale: Via Appiani, 19 – 20121 Milano
Dati contatto telefonico: +39-02 65560677
Dati contatto e-mail: privacy@reumatologia.it
Data Protection Officer (DPO)
Nome e Cognome: Avv. Federica Rambaldi
Domicilio per l’incarico: Via Uberto Visconti di Modrone 28, 20122 Milano (MI)
Dati contatto telefonico: 02.56567604
Dati contatto e-mail: dpo@reumatologia.it
Categorie di dati personali
SIR durante ed al fine del corretto svolgimento della propria attività, può trattare i Suoi seguenti Dati Personali:
a. Dati anagrafici personali: nome e cognome, data di nascita, residenza anagrafica.
b. Dati di contatto: numero di telefono, indirizzo di posta elettronica.
c. Dati relativi alla propria qualifica professionale: rapporto contrattuale e/o di lavoro, inquadramento professionale, titolo accademico o altro titolo professionale anche elettivo, numero di iscrizione ad Albi Professionali.
Fonti di raccolta dei Dati Personali
SIR durante ed al fine del corretto svolgimento della propria attività, acquisisce i Dati Personali direttamente dai Lei in fase di iscrizione a ciascun Programma Formativo.
Categorie di destinatari dei Dati Personali
SIR non divulga né diffonde i Suoi Dati Personali ma, nei limiti e nell’ambito delle finalità sotto indicate ed al fine del corretto svolgimento della propria attività istituzionale, può trasmetterli a soggetti terzi con i quali intrattiene rapporti contrattuali (Fornitori di servizi informatici, società di coordinamento ed organizzazione di eventi, società di gestione delle segreterie, associazione e società che erogano attività formative, uffici stampa, società di servizi informatici) o ad Autorità competenti e/o enti pubblici per l’espletamento degli obblighi di legge (quali l’accreditamento ECM).
Tali soggetti possono trattare a loro volta i Dati Personali degli Interessati in qualità di responsabili del trattamento per conto di SIR per conto di SIR per scopi legittimi e per il perseguimento delle finalità di quest’ultima, ovvero in qualità di autonomi titolari del trattamento determinandone finalità e mezzi.
L’elenco completo ed aggiornato dei titolari, destinatari (ex art. 4.9 del GDPR) e responsabili esterni è reso disponibile presso il Titolare.
Finalità del trattamento dei Dati Personali e base giuridica
Questa sezione definisce le finalità per cui SIR tratta i Suoi Dati Personali e specifica i “fondamenti giuridici” su cui è basato il trattamento. Qualora SIR intenda trattare ulteriormente i Suoi Dati personali per finalità diverse da quelle qui indicate per cui essi sono stati raccolti, prima di tale trattamento Le fornirà informazioni in merito a tali diverse finalità ed ogni ulteriore informazione pertinente prevista dal GDPR.
SIR tratta i Suoi Dati personali per:
1. finalità inerenti all’esecuzione organizzativa e operativa relativa alla Sua iscrizione e partecipazione al Programma Formativo (base giuridica: contratto)
2. adempiere agli obblighi conseguenti e connessi previsti da leggi e normative nazionali e comunitarie, anche con riferimento al rilascio dei crediti e degli attestati ECM, nonché agli obblighi derivanti da disposizioni impartite da Autorità e Organi di Vigilanza e Controllo (base giuridica: obbligo legale)
3. far valere o difendere un diritto, anche da parte di un terzo, in sede giudiziaria, nonché in sede amministrativa o nelle procedure di arbitrato e di conciliazione, nei casi previsti dalla legge, da normative comunitarie o da regolamenti (base giuridica: perseguimento di un legittimo interesse)
4. inviarLe gratuitamente documentazione relativa ad altre iniziative del Titolare, anche nell’ambito ECM (base giuridica: consenso)
Natura obbligatoria o facoltativa del conferimenti dei Dati Personali
Viste le finalità sopra elencate, il conferimento dei Suoi Dati Personali per le finalità sub 1., 2., 3., è obbligatorio. Il Suo rifiuto a conferire detti Dati comporta, infatti, per Lei l’impossibilità ad iscriversi e partecipare al Programma Formativo richiesto.
Il conferimento dei Suoi Dati Personali per la finalità sub 4. è, invece, facoltativo. Il mancato rilascio di tale consenso non pregiudica pertanto la Sua iscrizione al Programma Formativo. Inoltre, qualora abbia prestato il consenso, ha comunque la facoltà di procedere, in ogni momento, alla revoca dello stesso, senza pregiudicare la liceità del trattamento prestato prima della revoca.
Trasferimento di dati a Paese terzo extra-UE
SIR non ha intenzione di trasferire i Suoi Dati Personali in Paesi non compresi nella UE e nella SEE per le finalità sopra indicate.
Processi decisionale automatizzati, profilazione
Ai sensi dell’art. 22 del GDPR, SIR non sottopone l’Interessato a una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato, compresa la profilazione.
Misure di sicurezza
SIR tratta i Suoi Dati Personali in forma cartacea e mediante l’utilizzo di strumenti elettronici: in entrambi i casi, mettendo in atto misure tecniche e organizzative adeguate per garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio e alla natura dei dati trattati, ivi compresa la nomina dei propri responsabili del trattamento dei dati personali.
L’accesso ai Suoi Dati Personali è limitato al personale autorizzato da SIR e a ciò debitamente istruito e a soggetti terzi che hanno necessità di accedervi, quali responsabili del trattamento dati per conto di SIR, per scopi legittimi e per il perseguimento delle finalità di SIR. Essi potranno effettuare operazioni di consultazione, utilizzo, elaborazione, raffronto ed ogni altra opportuna operazione esclusivamente nel rispetto delle disposizioni di legge necessarie a garantire, tra l’altro, la riservatezza e la sicurezza dei dati nonché l’esattezza, l’aggiornamento e la pertinenza dei Dati rispetto alle finalità dichiarate.
Limiti alla raccolta e conservazione
SIR si impegna a trattare i Suoi Dati Personali per l’adempimento di specifici obblighi contrattuali, di legge e legati alle proprie finalità istituzionali entro i limiti consentiti dalla vigente normativa in materia di protezione dei dati personali.
Per la finalità di invio gratuito della documentazione relativa ad altre iniziative del Titolare (finalità sub. 4), i Suoi dati personali saranno conservati fino a 2 anni dall’iscrizione al Programma Formativo, invece per quanto riguarda le altre finalità (finalità sub 1., 2., 3.) i Suoi dati personali saranno conservati fino al completamento da parte di SIR delle attività necessarie inserenti e conseguenti al Programma Formativo a cui si è iscritto (i.e. rilascio attestato ECM) a meno che non sia richiesto un ulteriore trattamento dei medesimi Dati Personali acquisiti dal Titolare per l’adempimento di specifici obblighi di legge o per difendere o far valere un diritto. Quando i Suoi Dati Personali non saranno più necessari ad ottemperare agli obblighi di legge o per difendere o far valere un diritto , SIR provvederà a cancellarli regolarmente in modo sicuro, a meno che non sia richiesto un ulteriore trattamento dei medesimi Dati Personali acquisiti da SIR per le specifiche finalità legate alla Sua qualifica di Socio.
Accuratezza, attendibilità, trasparenza
SIR si impegna affinché i Dati personali siano sempre trattati in modo accurato, completo e aggiornato.
Può contattare SIR all’indirizzo e-mail privacy@reumatologia.it per aggiornare i Suoi Dati Personali.
Eventuali domande e/o richieste di chiarimenti sulle prassi adottate da SIR in materia di protezione dei dati personali possono essere rivolte, oltre che all’indirizzo e-mail privacy@reumatologia.it, al DPO all’indirizzo e-mail: dpo@reumatologia.it.
Diritti dell’Interessato
Lei ha i seguenti diritti in materia di protezione dei dati personali, che possono essere esercitati nei confronti di SIR in qualità di Titolare del trattamento, scrivendo al seguente indirizzo e-mail: dpo@reumatologia.it o mediante comunicazione da inviare a mezzo a.r. alla sede legale di SIR, Via Turati, n.40 20121 Milano, ovvero scrivendo al DPO incaricato all’indirizzo e-mail dpo@reumatologia.it
- diritto di accesso dell’interessato [art. 15 GDPR](i.e. la possibilità di essere informato sui trattamenti effettuati sui propri dati personali ed eventualmente riceverne copia);
- diritto di rettifica dei propri dati personali [art. 16 GDPR] (i.e. correzione di eventuali imprecisioni nei dati personali);
- diritto alla cancellazione dei propri dati personali senza ingiustificato ritardo (“diritto all’oblio”) [art. 17 GDPR] (i.e. cancellazione dei dati personali nel caso in cui non sussista più un fondamento giuridico che ne giustifichi il trattamento o se l’Interessato revoca il consenso);
- diritto di limitazione di trattamento dei propri dati personali nei casi previsti dall’art. 18 GDPR [art. 18 GDPR] (i.e. i.e. l’Interessato contesta l’esattezza dei Dati personali e la limitazione del trattamento dei Dati personali avviene per il tempo necessario a prendere in esame la richiesta dell’interessato);
- diritto alla portabilità dei dati [art. 20 GDPR], l’interessato potrà richiedere in formato strutturato i propri dati Personali al fine di trasmetterli ad altro titolare, nei casi previsti dal medesimo articolo;
- diritto di opposizione al trattamento dei propri Dati Personali [art. 21, co. 1 e 2, GDPR “1.l’interessato ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei dati personali che lo riguardano ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettere e) o f), compresa la profilazione sulla base di tali disposizioni. Il titolare del trattamento si astiene dal trattare ulteriormente i dati personali salvo che egli dimostri l’esistenza di motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento che prevalgono sugli interessi, sui diritti e sulle libertà dell’interessato oppure per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria. 2. Qualora i dati personali siano trattati per finalità di marketing diretto, l’interessato ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei dati personali che lo riguardano effettuato per tali finalità, compresa la profilazione nella misura in cui sia connessa a tale marketing diretto.”),
- il diritto di revocare il proprio consenso al trattamento dei dati personali, qualora la finalità di trattamento perseguita dal Titolare abbia come base giuridica il consenso.
Ulteriori informazioni circa i Suoi diritti potranno ottenersi sul sito web ovvero chiedendo al Titolare estratto integrale degli articoli sopra richiamati.
Tali diritti sono soggetti ad alcuni limiti ed eccezioni per esempio rappresentati dalla tutela di interessi pubblici (ad esempio la prevenzione e l’accertamento di reati).
SIR si impegna a rispondere alle Sue richieste di esercizio dei diritti di cui sopra entro un mese dal loro ricevimento agli indirizzi indicati nella presente informativa ovvero a privacy@reumatologia.it o all’indirizzo email del DPO dpo@reumatologia.it.
SIR, in ossequio all’art. 19 del Regolamento UE, procede a informare i destinatari cui sono stati comunicati i Suoi Dati Personali, di eventuali rettifiche, cancellazioni o limitazioni del trattamento richieste, ove ciò sia possibile.
Diritto di proporre reclamo
Lei ha il diritto di inoltrare un reclamo all’’Autorità Garante per la Protezione dei Dati personali in caso di supposta violazione della normativa vigente in materia di protezione dei dati personali (Ufficio Relazioni con il Pubblico, Piazza Venezia n. 11 – 00187 Roma Telefono: (+39) 06.69677.2917 E-mail: urp@gpdp.it ), secondo le modalità indicate dalla stessa Autorità al seguente indirizzo internet http://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/4535524.
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Per eventuali domande o richieste relative alla presente informativa, è altresì possibile rivolgersi al DPO scrivendo al seguente indirizzo e-mail: dpo@reumatologia.it.
Aggiornata al 25 gennaio 2021
La Società Italiana di Reumatologia – SIR
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INFORMATIVA PARTECIPAZIONE EVENTI
I dati personali dell’Interessato sono trattati nell’ambito dell’attività commerciale di AIM, per il perseguimento delle seguenti finalità:
- iscrizione e relativa partecipazione dell’Interessato all’Evento;
- adempimenti di carattere fiscale, amministrativo e contabile strettamente connessi alla citata partecipazione;
- adempimento di specifici obblighi previsti dalla legge, da un regolamento o dalla normativa comunitaria (ad esempio, in caso accreditamento ai fini dell’Educazione Continua in Medicina);
- invio gratuito di documentazione afferente all’Evento;
- utilizzare l’immagine dell’Interessato, inviata/caricata in upload dal medesimo, per pubblicarla sulla piattaforma digitale dell’Evento (se esistente);
- invio della documentazione AIM per aggiornare l’Interessato su tutti gli altri futuri progetti, iniziative, ed eventi promossi dalla medesima nell’ambito della stessa area di interesse, sia tramite strumenti automatizzati (ad esempio, newsletter, e-mail, sms, mms, chiamate senza operatore, ecc.) che attraverso modalità tradizionali di contatto (posta cartacea e/o chiamate dirette tramite operatore).
Il trattamento dei dati personali avviene, sotto l’autorità del Titolare del trattamento, da parte di soggetti specificamente Designati, autorizzati ed istruiti al trattamento ai sensi dell’art. 2-quaterdecies del D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196, come modificato dal D.Lgs. 10 agosto 2018, n. 101 (di seguito, il “Codice privacy”) e dell’art. 29 del Regolamento privacy, mediante strumenti manuali, informatici o telematici, con logiche strettamente correlate alle finalità e comunque in modo da garantire la riservatezza e la sicurezza dei dati personali.
In relazione alle finalità del trattamento sopra indicate, e nei limiti strettamente pertinenti alle medesime, i dati personali dell’Interessato saranno comunicati in Italia, all’interno o all’esterno della UE, ai seguenti soggetti, ai fini dell’iscrizione e successiva partecipazione all’Evento:
- all’Amministrazione finanziaria e ad altre pubbliche Autorità, ove imposto dalla legge o su loro richiesta;
- agli istituti di credito per le disposizioni di pagamento afferenti la quota di iscrizione all’Evento;
- alle strutture e/o società esterne di cui AIM si avvale, preposte allo svolgimento di attività connesse, strumentali o conseguenti all’iscrizione e successiva partecipazione all’Evento (ad esempio, per i servizi stampa, per l’elaborazione dati e la consulenza informatica, per attività promozionali da parte di società partecipanti all’Evento, per la spedizione dei programmi congressuali, per l’accreditamento delle attività formative, per la sistemazione alberghiera, );
- ai consulenti esterni (ad esempio, per la gestione degli adempimenti fiscali), se non designati per iscritto Responsabili del trattamento;
(vi) tenuto conto dell’appartenenza di AIM ad un Gruppo internazionale, a società controllanti, controllate o collegate, per finalità amministrativo-contabili.
I soggetti sopra indicati, ai quali i dati personali dell’Interessato saranno o potranno essere comunicati (in quanto non designati per iscritto responsabili del trattamento), tratteranno i dati personali in qualità di Titolari del trattamento ai sensi del Regolamento privacy, in piena autonomia, essendo estranei all’originario trattamento eseguito da AIM.
Senza il consenso alla comunicazione dei dati personali e dei correlati trattamenti, nei casi in cui esso è richiesto ai sensi del Regolamento privacy, non potrebbero essere eseguite quelle operazioni che richiedono tali comunicazioni, con le conseguenze che sono note all’Interessato.
Un elenco dettagliato e costantemente aggiornato di questi soggetti, con la indicazione delle rispettive sedi, è sempre disponibile presso la sede legale di AIM.
In caso di pubblicazione di immagini, video e/o fotografie dell’Interessato, di volta in volta verrà rilasciata apposita informativa e richiesti specifici liberatoria e consenso. Come detto, tuttavia, l’immagine dell’Interessato, inviata/caricata in upload dal medesimo, potrà essere pubblicata sulla piattaforma digitale dell’Evento (se esistente).
Qualora per il perseguimento delle finalità sopra indicate, i dati personali dell’Interessato dovessero essere trasferiti in paesi al di fuori della UE, tale trasferimento avverrà unicamente a fronte dell’esistenza di accordi internazionali o decisioni di adeguatezza da parte della Commissione (ex art. 45 del Regolamento privacy), oppure di accordi contenenti c.d. “clausole contrattuali standard” (ex art. 46 del Regolamento privacy e ai sensi della Decisione della Commissione UE n. 2021/914 del 4 giugno 2021) ,ovvero in presenza di norme vincolanti d’impresa (ex art. 47 del Regolamento privacy) e comunque sulla base di garanzie appropriate che garantiscano ai dati personali un grado di protezione adeguato nel rispetto dei principi del Regolamento privacy. In mancanza di una decisione di adeguatezza ai sensi dell’art. 45, comma 3 del Regolamento privacy, o di garanzie adeguate ai sensi dell’art. 46 (clausole contrattuali standard) o dell’art. 47 (norme vincolanti d’impresa), il trasferimento di dati personali verso un paese terzo al di fuori della UE potrà avvenire soltanto in presenza di una delle condizioni previste all’art. 49 del Regolamento privacy.
Gliartt. 15 e segg. del Regolamento privacy conferiscono all’Interessato il diritto di ottenere:
- la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile;
- l’indicazione dell’origine dei dati personali, delle finalità e modalità del trattamento, della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici, degli estremi identificativi del titolare;
- l’aggiornamento, rettifica, integrazione, cancellazione, trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge – compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono raccolti o successivamente trattati – l’attestazione che tali operazioni sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si riveli impossibile o comporti un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto
L’Interessato ha inoltre il diritto:
- di opporsi, in tutto o in parte, per motivi legittimi, al trattamento dei dati personali che la riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;
- di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali nei casi previsti dal Regolamento
Per conoscere l’elenco dettagliato e costantemente aggiornato dei soggetti cui i dati personali dell’Interessato possono essere comunicati e per esercitare i diritti di cui agli artt. 15 e segg. del Regolamento privacy, nelle modalità previste dall’art. 12 del Regolamento privacy e nei limiti stabiliti dall’art. 2-undecies del Codice privacy, il medesimo può rivolgersi ai seguenti recapiti del Titolare del trattamento:
